Відповідно до ст.ст. 26,42,59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», ст.ст. 10, 14, 15 Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування»,  згідно рішення  селищної ради № 2171-44/24 від 15.02.2024 р. «Про  внесення  змін  до  рішення  Глибоцької  селищної  ради № 2078-42/23 від 21.12.2023 р. «Про затвердження  структури  та  загальної  чисельності апарату  Глибоцької  селищної  ради та її  виконавчих  органів  в  новій редакції», враховуючи рекомендації постійної комісії селищної ради від 21 березня 2024 року, селищна рада

 
 

1.1. Відділ організаційної  роботи  та документообігу   Глибоцької  селищної ради (далі – Відділ)  є структурним підрозділом  селищної ради,  є підзвітним і підпорядкований селищному голові  та  керуючому справами виконкому, відповідно до розподілу обов’язків.
1.2. У своїй діяльності Відділ керується Конституцією України,  законами України « Про  місцеве  самоврядування  в  Україні», «Про  службу  в  органах  місцевого  самоврядування», іншими  законами  України, постановами Верховної Ради України, указами і розпорядженнями Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, рішеннями селищної ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями селищного голови, цим Положенням та іншими нормативно-правовими  актами.
1.3. Структура  та  чисельність працівників Відділу затверджуються селищною радою.
1.4.  Відділ не має статусу юридичної особи.
1.5. Положення про Відділ затверджується Глибоцькою  селищною  радою. Зміни і доповнення до цього Положення вносяться Глибоцькою  селищною  радою.

       Основними  завданнями  Відділу є:
2.1.1.Здійснення  організаційного  забезпечення  підготовки   та  проведення  заходів  селищної  ради.
2.1.2. Складає  тижневий  план-календар  основних  заходів, які  проводяться  керівництвом   та  відділами  селищної  ради.
2.1.3. Готує  аналітичні, інформаційні  та  інші  матеріали  з  питань  організаційної  роботи  на  розгляд  голови  селищної  ради. 
2.1.4. Організація ведення  діловодства, забезпечення єдиного порядку роботи з документами в  селищній  раді  відповідно до чинних правил.
2.1.5.   Підготовка проектів розпоряджень селищного голови, що належать до компетенції Відділу, а також редагування текстів усіх розпоряджень селищного голови і перевірка їх проектів вимогам Інструкції з діловодства селищної ради.
2.1.6. Здійснення контролю за дотриманням чинних правил роботи з документами у структурних підрозділах селищної  ради.
2.1.7. Забезпечення технічного контролю за строками проходження і виконання службових документів.
2.1.8. Надання методичної допомоги в організації роботи з питань, що належать до компетенції Відділу, структурним підрозділам селищної  ради.
2.1.9. Забезпечення своєчасного розгляду заяв, пропозицій та скарг громадян, що надійшли до селищної  ради  з особистих проблем, з питань діяльності підприємств, установ та організацій.
2.1.10. Здійснення контролю за своєчасним розглядом пропозицій, заяв і скарг громадян, які надійшли до виконавчого комітету.
2.1.11. Прийом, реєстрація, передача на розгляд селищному голові, розсилання вхідної і вихідної кореспонденції, рішень виконавчого комітету та рішень Глибоцької селищної ради,  розпоряджень селищного голови, інших  документів виконавчого комітету  Глибоцької  селищної ради.
2.1.12. Проведення аналізу письмових і усних звернень громадян, підготовка матеріалів та регулярне інформування  селищного голови про стан цієї роботи.
2.1.13. Складання Номенклатури справ ради, забезпечення здійснення контролю за належним формуванням, оформленням і зберіганням у відділах справ, приймання документів відділів на зберігання до поточного архіву ради, організація роботи поточного архіву ради.
2.1.14. Забезпечення здійснення діловодства за запитами на інформацію, надіслану поштою та засобами факсимільного зв’язку, а також за документами, складеними на виконання запитів на інформацію.
2.1.15. Організовує проведення особистих прийомів громадян керівними  посадовими особами, виїзних прийомів  громадян.
2.1.16. Відповідно  до  Закону  України « Про  національний  архівний  фонд та  архівні  установи»  забезпечує  зберігання  документів щодо  діяльності  селищної  ради, готує  справи  до  здачі  в  архів.
 

          3.1. Відділ має право:
         3.1.1. На  відповідні  умови  для  нормальної  роботи, підвищення  кваліфікації  працівників  Відділу.
          3.1.2. Брати  участь  в  засіданнях  виконавчого  комітету та  пленарних  засіданнях  селищної  ради, постійних  комісій  селищної  ради, інших  дорадчих  та  колегіальних  органів  з  розгляду  галузевих  питань.
          3.1.3. Виносити  на  розгляд  голови  селищної  ради пропозиції  щодо  вдосконалення  роботи з  питань, які належать  до  компетенції відділу.
          3.1.4. Одержувати від структурних підрозділів селищної ради, організацій і установ інформації, необхідні  для  виконання  покладених  на  нього  функцій, а також пояснення щодо несвоєчасного або неповного виконання документів селищної ради.
         3.1.5. Залучати за  дорученням  керівництва ради  спеціалістів  структурних  підрозділів  селищної  ради  до  підготовки  проектів  документів.

         4.1. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади головою селищної ради  на  конкурсній  основі чи  за  іншою  процедурою, передбаченою  законодавством  України.
         4.2. Начальник Відділу:
         4.2.1. організовує  і здійснює керівництво роботою  Відділу, розподіляє обов’язки і визначає повноваження працівників Відділу;
         4.2.2. планує роботу Відділу та контролює виконання плану  роботи;
         4.2.3. бере участь в засіданнях, нарадах, що проводяться в селищній раді з питань, що  стосуються  компетенції  Відділу;
         4.2.4. інформує керівництво селищної ради про виконання покладених на Відділ обов’язків;
         4.2.5. несе персональну відповідальність за виконання покладених на Відділ завдань і здійснення ним своїх функцій;
         4.2.6. виконує інші обов’язки, покладені на нього головою селищної ради.
          4.3.  Працівники відділу  призначаються  на посаду та  звільняються  з  посади селищним  головою в порядку  і  спосіб, передбачений чинним  законодавством. Посадові обов’язки  працівників Відділу визначаються  посадовими  інструкціями, які розробляються  начальником Відділу та  затверджуються селищним головою.

          5.1.  Відділ у  встановленому  порядку та  у  межах повноважень, взаємодіє  з  іншими  структурними  підрозділами  селищної  ради, підприємствами, установами, організаціями  з  метою  створення  умов  для  провадження послідовної   та  узгодженої  діяльності  щодо  строків, періодичності  одержання  і  передачі  інформації, необхідної  для  належного  виконання  покладених  на  нього  завдань  та  здійснення  запланованих  заходів.

         6.1. Особи, винні у  порушенні  законодавства  про  службу  в  органах  місцевого  самоврядування, притягуються  до  цивільної, адміністративної  або  кримінальної  відповідальності  згідно  з  діючим  законодавством  України.
         6.2. Особи, винні  у  порушенні  трудового  законодавства, притягуються  до  дисциплінарної  відповідальності.

          7.1.  Зміни  і  доповнення  до  цього  положення  вносяться  у  порядку, встановленому  для  його  затвердження.