від 12 липня 2023  року                    

                                           № 1780-36/23

     Відповідно до ст.ст. 26,54,59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»,  згідно  рішення  селищної ради № 1712-35/23  від 19.05.2023 р. «Про  внесення  змін  до  структури  апарату  Глибоцької  селищної  ради  та  її  виконавчих  органів, затвердження  її  в  новій  редакції», враховуючи рекомендації постійної комісії селищної ради від 12 липня 2023 року, селищна рада

1. Затвердити  Положення  про відділ документообігу  та  юридичного забезпечення   Глибоцької селищної ради  (положення  додається.)
 
2. Контроль за виконанням даного рішення покласти на постійну комісію з питань регламенту, депутатської  діяльності, правопорядку, гуманітарних, соціально-культурних  та  кадрових  питань  селищної  ради ( Крайська  Д.Г.)
 
 

     
   Глибоцький селищний голова      

1.1. Відділ документообігу   та  юридичного  забезпечення  Глибоцької  селищної ради ( далі – Відділ)  є структурним підрозділом  селищної ради,  є підзвітним і підпорядкований селищному голові  та  керуючому справами виконкому, відповідно до розподілу обов’язків.
1.2. У своїй діяльності Відділ керується Конституцією України,  законами України « Про  місцеве  самоврядування  в  Україні», «Про  службу  в  органах  місцевого  самоврядування», іншими  законами  України, постановами Верховної Ради України, Указами і розпорядженнями Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, рішеннями селищної ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями селищного голови, цим Положенням та іншими нормативно-правовими  актами.
1.3. Структура  та  чисельність працівників Відділу затверджуються селищною радою.
1.4.  Відділ не має статусу юридичної особи.
1.5. Положення про Відділ затверджується сесією Глибоцької  селищної  ради. Зміни і доповнення до цього Положення вносяться сесією Глибоцької  селищної  ради.
1.6. Посадові обов’язки  працівників Відділу визначаються  посадовими  інструкціями, які розробляються  начальником Відділу та  затверджуються селищним головою.

2. Відділ створюється для документування (в тому числі архівного зберігання документів)  та організації  правової  роботи  селищної  ради, спрямованої на  правильне  застосування і неухильне  дотримання актів  законодавства  з таких основних напрямків:
       З питань документообігу:
2.1.1. Організація діловодства, забезпечення єдиного порядку роботи з документами в  селищній  раді  відповідно до чинних правил.
2.1.2   Підготовка проектів розпоряджень селищного голови, що належать до компетенції Відділу, а також редагування текстів усіх розпоряджень селищного голови і перевірка їх проектів вимогам Інструкції з діловодства селищної ради.
2.1.3  Ведення архівної справи (архівного зберігання) в селищній  раді.
2.1.4 Здійснення контролю за дотриманням чинних правил роботи з документами у структурних підрозділах селищної  ради.
2.1.5 Забезпечення технічного контролю за строками проходження і виконання службових документів.
2.1.6 Надання методичної допомоги в організації роботи з питань, що належать до компетенції Відділу, структурним підрозділам селищної  ради.
2.1.7 Забезпечення своєчасного розгляду заяв, пропозицій та скарг громадян, що надійшли до селищної  ради  з особистих питань, з питань діяльності підприємств, установ та організацій.
2.1.8 Здійснення контролю за своєчасним розглядом пропозицій, заяв і скарг громадян, які надійшли до виконавчого комітету.
2.1.9 Прийом, реєстрація, передача на розгляд селищному голові, розсилання вхідної і вихідної кореспонденції, рішень виконавчого комітету та рішень Глибоцької селищної ради,  розпоряджень селищного голови, інших  документів виконавчого комітету  Глибоцької  селищної ради.
2.1.10 Проведення аналізу письмових і усних звернень громадян, підготовка матеріалів та регулярне інформування  селищного голови про стан цієї роботи.
2.1.11 Складання Номенклатури справ ради, забезпечення здійснення контролю за належним формуванням, оформленням і зберіганням у відділах справ, приймання документів відділів на зберігання до поточного архіву ради, організація роботи поточного архіву ради.
2.1.12 Забезпечення здійснення діловодства за запитами на інформацію, надіслану поштою та засобами факсимільного зв’язку, а також за документами, складеними на виконання запитів на інформацію.

        2.2.1. Організація та  правильне  застосування  правових  норм  при  здійсненні  своїх  повноважень  виконавчими  органами  селищної  ради та  їх  посадовими особами, неухильне дотримання актів законодавства  виконавчими  органами селищної  ради та  її  посадовими  особами.
        2.2.2. Захист  прав  та  законних інтересів  селищної  ради  та  її  виконавчих органів  в  судах, інших  органах.
        2.2.3. Підготовка  проектів  нормативних  документів, господарських  договорів ( угод, контрактів), письмових  висновків чи  зауважень до  них та  забезпечення  захисту  майнових  прав  і  законних  інтересів  селищної  ради  у  разі  в  разі  невиконання  чи  неналежного  виконання  договірних  зобов’язань.
        2.2.4. Перевірка  на  відповідність  законодавству  проектів  нормативно-правових  актів  та  актів  індивідуальної  дії ,що  подаються  на  сесію  селищної  ради  та  її  виконавчого  комітету , селищному  голові, погодження (візування)  їх за  наявності  віз  керівників  відповідних  структурних  підрозділів  або  осіб, які  їх  заміщають.

          3.1. Відділ має право:
         3.1.1. На  відповідні  умови  для  нормальної  роботи, підвищення  кваліфікації  працівників  Відділу.
          3.1.2. Брати  участь  в  засіданнях  виконавчого  комітету та  пленарних  засіданнях  селищної  ради, постійних  комісій  селищної  ради, інших  дорадчих  та  колегіальних  органів  з  розгляду  галузевих  питань.
          3.1.3. Виносити  на  розгляд  селищного голови  питання, які входять до  компетенції відділу.
          3.1.4. Одержувати від структурних підрозділів селищної ради, організацій і установ інформації, необхідні  для  виконання  покладених  на  нього  функцій, а також пояснення щодо несвоєчасного або неповного виконання документів селищної ради;
         3.1.5. Перевіряти стан роботи по веденню діловодства у структурних підрозділах селищної ради.

          4.1. Відділ очолює начальник Відділу, який призначається на посаду і звільняється з посади селищним головою на  конкурсній  основі чи  за  іншою  процедурою, передбаченою  законодавством  України.
         4.2. Начальник Відділу:
         4.2.1. здійснює керівництво Відділом, розподіляє обов’язки і визначає повноваження працівників Відділу;
         4.2.2. планує роботу Відділу та контролює виконання планів роботи;
         4.2.3. бере участь в засіданнях, нарадах, що проводяться в селищній раді з питань, що  стосуються  компетенції  Відділу;
         4.2.4. інформує керівництво селищної ради про виконання покладених на Відділ обов’язків;
         4.2.5. несе персональну відповідальність за виконання покладених на Відділ завдань і здійснення ним своїх функцій;
         4.2.6. виконує інші обов’язки, покладені на нього селищним головою.
         4.3. Працівники Відділу призначаються на посади і звільняються з посад селищним головою в установленому порядку.

          5.1.  Зміни  і  доповнення  до  цього  положення  вносяться  у  порядку, встановленому  для  його  затвердження.

             Секретар селищної ради                

                     Олена  БАДЮК